Analisis Sistem

BAB II

PEMBAHASAN

A.  Definisi Konseptual

Ø  Michael Beaney

“Analysis is the process of breaking a complex topic or substance into smaller parts in order to gain a better understanding of it.”

“Analisis adalah proses memecahkan suatu topik yang kompleks atau substansi menjadi bagian-bagian yang lebih kecil untuk mendapatkan pemahaman yang lebih baik dari itu.”[1]

Ø  Gordon B. Davis

“Sistem is a set of elements that are interconnected and effect each other in a certain environment.”[2]

“sistem adalah seperangkat unsur yang saling berhubungan dan saling memenraruhi dalam satu lingkungan tertentu.”

“System analysis is a problem solving technique that decomposes a system into its component pieces for the purpose of the studying how well those component parts work and interact to accomplish their purpose”.[3]

“Analisis sistem adalah teknik pemecahan masalah yang terurai sistem ke dalam suatu komponen untuk tujuan belajar dengan baik bagaimana bagian komponen bekerja dan berinteraksi untuk mencapai tujuan mereka”.

Dari definisi-definisi menurut para ahli diatas, kami dapat mensintesakan bahwa analisis system adalah strategi yang digunakan perencana dalam proses pemecahan masalah. Dengan melakukan analisis sistem kegiatan perencanaan dapat berjalan dengan baik untuk menganalisis kebutuhan dan mengidentifikasi alternatif yang mungkin dilaksanakan.

B.Penelitian yang Relevan

“There are some practical approaches to study organizational decision-making concerning sampling and areas of analysis. In terms of sampling, three considerations were addressed: (a) the ability of the researcher to acquire these data in a stipulated time frame through trust, willingness and cooperation from his respondents; (b) the scope and types of data to be acquired for analysis; and (c) the relevance of these data to address the major areas highlighted in the statement of the problem.”[4]

Ada beberapa pendekatan praktis untuk mempelajari pengambilan keputusan organisasi mengenai sampling dan bidang analisis. Dalam hal pengambilan sampel, tiga pertimbangan yang dibahas: (a) kemampuan peneliti untuk memperoleh data tersebut dalam kerangka waktu yang ditetapkan melalui kepercayaan, kemauan dan kerja sama dari responden nya; (b) cakupan dan jenis data yang akan diperoleh untuk analisis; dan (c) relevansi data ini untuk mengatasi bidang utama disorot dalam laporan masalah.

Point besar mengenai analisis yang kami cari dalam jurnal internasional di atas yaitu bahwa penggunaan analisis system sebagai alat untuk memecahkan masalah organisasi yang berhubungan dengan penetapan waktu, peramalan, serta control persediaan yang perlu diperbaiki.

C.   Pembahasan

A.  Analisis sistem

Analisis sistem adalah kunci yang digunakan perancana dalam proses pemecahan masalah, ini direncanakan untuk menentukan apa yang dapat dijalankan untuk perencanaan system dan direncanakan dengan analisis kebutuhan dan mengidentifikasi alternative yang muingkin dilaksanakan.[5] Analisis system tersebut dapat dilakukan dengan ketentuan; pertama, apa yang di perlukan untuk menemukan kebutuhan sesungguhnya. Kedua, alternative apa yang bermanfaat untuk mencapa keperluan. Dan ketiga, apa keuntungan dan kerugian dari alternative penyelesaian.

Analasis system adalah suatu metode atau teknik yang digunakan dalam pemecahan masalah atau pengambilan keputusan. Analisis system ini meliputi (1) kesadaran akan adanya suatu masalah, (2) identifikasi berbagai alternative, (3) analisis dan sintesis dari berbagai factor, (4) penentuan suatu cara pemecahan masalah yang optimal atau sekurang-kurangnya lebih baik dan (5) program kegiatan.

Pengunaan analisis system dapat dikategorikan ke dalam dua kegiatan pokok, diantaranya ; pertama, sebagai sebuah sinonim pada istilah operasional research semenjak para pekerja menganalisa manusia dan sistem mesin. Dan kedua, sebagai sinonim untuk istilah sistem mesin.Istilah ini kadang-kadang digunakan untuk menerangkan sistem yang bersifat komplek san besar yang meliputi manusia dan mesin.

Analisis sistem biasanya diarahkan kepada masalah-masalah operasional organisasi dengan suatu pandangan untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu dan pengunaan sumber daya secara efisien.

Analisis sistem erat hubungannya dengan pengunaan computer.Kempner, (1976) menyatakan bahwa sebelum sistem komputerisasi dioperasionalkan diperlukan beberapa penelitian. Adapun penelitian tersebut dapat dibagi ke dalam tiga tahap, diantaranya;pertama, tahap studi kemungkinan pengunaan komputerisasi dalam bidang ekonomi dan teknologi. Kedua, tahap analisis sistem dengan menentukan struktur sistem yang ada menjadi struktur yang diperlukan dalam membuat jaringan computer.Dan ketiga, tahap desain sistem komputerisasi secara lengkap.Menurut Winardi Individu yang melakukan penelitian tentang sistem serting disebut sebagai programming computer dan sebagai orang yang ahli dalam analisis sistem.Kedua pekerjaan tersebut dapat saja dikerjakan oleh seorang individu.

Analisis sistem berbeda dengan pendekatan sistem. Dalam pendekatan sistem proses berhubungan dengan pengunaan logika sistem dalam menjelaskan fgenomena. Hasil dari pendekatan sistem bukanlah ‘prediksi’, tetapi ‘deskripsi’ atau sesuatu yang diteliti atau investigasi.Hal terpenting lainnya dari metode ilmiah adalah ‘ferifikasi’.Suatu pernyataan hanya dapat dikatakan sebagai kebenaran ilmiah setelah diferifikasi atau diuji kembali. Dengan kata lain kebenaran ilmiah sinonim dengan kebenaran yang diuji. Pertanyaannya kemudian adalah apakah penting hasil prediksi analisa sistem diverifikasi sebagai kebenaran ilmiah?.Jawabannya adalah tidak. Karena hasil prediksi dari analisa sistem berdasarkan pendekatan analisa matematik dan logika dalam matematika

B.  Analisis Misi

Analisis Misi menghasilkan tujuan dan kebutuhan yang dapat diukur pencapaian hasil sistem.Ini memerlukan spesifikasi hasil yang berhubungan langsung dengan identifikasi kebutuhan.Misi yang objektif dalam pembuatan keputusan berhubungan dengan spesifikasi yang di sediakan dalam sistem perencanaan.

Selama ini kita mengetahui prosedur rancangan sistem pendidikan dimulai darimana perencanaan itu diawali, kemana perencanaan itu diarahkan dan kemudian bagian berikutnya dari analisa misi adalah penyampaian rencana (wajah misi) dengan memperlihatkan atau menampilkan kegiatan dan program dari hal-hal yang terkecil dalam rangka memecahkan masalah.Berikut ini digambarkan langkah-langkah penyiapan materi dan alat pelajaran dengan menggunakan pendekatan sistem.

Usaha-usaha yang mungkin untuk menyiapkan materi pengajaran dengan menggunakan pendekatan sistem.Semua fungsi dapat berfungsi dengan fungsi yang lainnya. Tidak semua umpan balik atau perbaikan dibebankan pada bidang yang memungkinkan mendapatkan persetujuan sebelum berjalan (Kaufman, 1968)

C. Analisis Fungsi

Analisis fungsi adalah proses untuk menuntukan kebutuhan dari sub fungsi untuk menjelaskan setiap elemen pada wajah misi. Ini merupakan sistem perluasan dan pertimbangan vertical dari wajah misi.

Peningkatan analisis bagian dari fungsi dan sub fungsi di gambarkan seperti dibawah ini yang melukiskan hipotesa analisis fungsi dari fungsi wajah misi dari identifikasi masalah.

Contoh analisis fungsi hipotesis yang menunjukkan setiap fungsi dapat dianalisis ketingkat fungsi yang lebih rendah.Perhatikan bahwa ini hanyalah analisis sebagian dari tingkatannya.Juga setiap fungsi menunjukkan kemungkinan dianalisis ketingkat fungsi yang lebih rendah.

D. Analisis Tugas

Analisis tugas adalah akhir dari analisis yang akan dilakukan. Dalam analisa sistem ini berbeda dari misi dan analisa fungsi hanya dapat dilakukan pada posisi yang sederajat dan tidak jenis.

Perluasan secara vertical atau analisis dilanjutkan melalui nilai fungsi samapai unit penampilan yang di identifikasi.Identifikasi tugas dan perintahnya adalah pemecahan terakhir dari analisa sistem pendidikan.Adapun bentuk dari analisis tugas dari sistem perencanaan pendidikan adalah dimulai dari kegiatan mengidentifikasi dan menentukan kebutuhan pendidikan, menentukan masalah, menentukan langkah pemecahan, menentukan strategi dan menyeleksi serta memilih alternatif untuk memecahkan masalah.

E.  Analisis Metode

Analisis metode diperlukan setelah analisis misi, anlisis fungsi dan analisis tugas yang lengkap atau dapat dilaksanakan secara parallel dengan masing-masingnya, sebagai analisis kemajuan dari kebutuhan tambahan. Gambar dibawah ini memperlihatkan proses untuk menjabarkan analisa metode seperti dalam bentuk parallel

Pada gambar tersebut akan terlihat masing-masing fungsi dijabarkan dalam analisis metoda secara paralel. Dengan menggunakan analisis metoda setiap fungsi akan terjabar dan terurai, semakin rendah semakin mendalam analisisnyta. Analisa metode mengindentifikasikan strategi yang memungkinkan dan alat-alat untuk mencapai setiap keperluan penampilan dan akan mendapatkan keuntungan tambahan dari setiap seleksi terakhir dalam langkah pendekatan sistem berikutnya.

Analisis sitem pendidikan menentukan apa yang akan dilakukan dari penyelesaian masalah. Alat untuk menganalisis dan sintesa sangat dibutuhkan dalam rancangan sistem. Penunjukan kembali model pendekatan sistem untuk proses manajemen pendidikan merupakan hal yang dibutuhkan dalam rangka memecahkan masalah.

Analisis metoda dapat diselesaikan setelah melengkapi tugas, fungsi, dan syarat analisis dipraktekkan dengan setiap langkah sistem analisis, Metode seleksi dan pemilihan alternative dapat dilakukan dengan mengindentifikasikan fungsi secara bervariasi dan tugas yang ditetapkan untuk orang, perlengkapan, orang dan perlengkapan yang dikombinasikan

Pendekatan sistem pendidikan merupakan proses rancangan yang dilakukan secara logika, langsung dan sistematik, Ini memerlukan perencanaan atau analisis terbuka dan objektif yang digunakan untuk perencanaan, implementasi dan evaluasi. Ada beberapa hal yang diperlukan dalam perencanaan pendidikan yang menggunakan pendekatan sistem, di antaranya adalah sebagai berikut :

1.    Kebutuhan dapat diidentifikasi dan dinyatakan secara tepat dalam batasan yang diukur

2.    Manusia mempunyai kesempatan dalam pengajaran.

3.    Pendekatan secara sistematis untuk pemecahan masalah pendidikan akan mencapai efektifitas dan efisiensi.

4.    Tingkah laku dan kebiasaan dapat dispesifikasikan pada batasan yang dapat diukur dan terakhir dengan indicator klasifikasi dan kebiasaan.

5.    Lebih baik untuk mencoba menyatakan keberadaan sesuatu dan berusaha untuk mengkuantifikasikan sesuatu yang tidak dapat diukur.

6.    Secara berulang perbedaan antara harapan dan kenyataan

7.    Pengajaran sangat penting dari mendengarkan.

8.    Pendidikan di daerah menantang kualitas dengan menggunakan rancangan sistem yang menawarkan daerah terpenting untuk usaha dalam penyelidikan pendidikan.

9.    Pendekatan sistem seperti alat-alat lain harus menjadi tantangan yang tetap, dievaluasi dan berhubungan dengan alternative lain serta harus diperiksa atau menolak ketika alat lain membuktikan lebih responsive dan lebih bermanfaat bagi organisasi.

F.  Ruang Lingkup Analisis Sistem

Kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam analisis misi sebagian besar ditujukan untuk menjawab pertanyaan apakah yang perlu dimasukkan ke dalam sistem baru?

Dalam kebanyakan kasus pertanyaan demikian dapat dirumuskan pula sebagai berikut; hal-hal apakah lagi yang perlu dimasukkan ke dalam sistem yang berlaku?.

Untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan umum demikian ahli analisis sistem harus mengajukan banyak pertanyaan secara khusus, misalnya “informasi macam apakah yang diperlukan?Oleh siapa?Bilakah?Dimanakah?Dalam bentuk apakah?Bagaimanakah?Dinamakan sumbernya?Bilakah, bagaimana hal tersebut dapat dikumpulkan?Dan sebagainya.

Sebuah kreterium penting, yang sangat mempengaruhi ruang lingkup analisis sistem adalah filsafat sistem yang digunakan dan dianut oleh organisasi yang bersangkutan. Ada beberapa filosofis yang mesti dihayati dalam menggunakan berpikir sistem, di antaranya adalah sebagai berikut:

1.    Dasar pemikiran dari berpikir sistem adalah logika sistem. Selama ia tidak bertentangan dengan kaidah ilmiah, maka tidak ada alas an untuk menolah kahidrannya dalam panggung ilmu pengetahuan. Berpikir sistem bersifat meta-theori, atau sutu logika apriori, akan divalidasi secara empirik sebelum diterima sebagai suatu kebenaran ilmiah.

2.    Penggunaan konsep sistem akan terbukti berguna jika digabungkan dengan usaha-usaha untuk investigasi.

3.    Mendukung sepenuh hati pendapat dari Philip dan Mosher, bahwa berpikir sistem tidak mempunyai sejah yang jelas. Sehingga keberadaan berpikir sistem merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari sejarah ilmu pengetahuan secara umum.

4.    Sebagian orang tidak setuju bahwa berpikir sistem yang gagal disebut sebagai teori ilmiah karena gagal mendefinisikan secara tegas apa itu sistem. Karena sistem menurut aliran berpikir sistem didefinisikan secara berbeda dengan teori ilmu pengetahuan khususnya. Dan pada dasarnya, suatu sistem didefinisikan atas dasar kebutuhan untuk menganalisa, membangun mode, untuk memecahkan masalah dan sebagainya.

5.    Pendekatan sistem tidak efisien. Karena cara terbaik untuk mengetahui masalah adalah langsung ketitik masalah. Kecaman ini dapat dikembalikan pada sifat dari masalah. Jika masalahnya adalah parsial dan sederhana, maka berpikir sistem tidak efisien. Tetapi jika masalahnya adalah kompleks dan saling berhubungan, maka pengunaan berpikir sistem sangat dimungkinkan.

6.    Doktrin dari berpikir sistem didasarkan pada latar belakang ilmiah yang mantap, dan bukan berdasarkan pendapat tahayul-metafisika. Dengan demikian maka batasan ontology, epistemology dan axiology dari berpikir sistem akan dapat dipertahankan oleh masyarakat ilmiah.

Dalam melakukan analisis sistem diperlukan bermacam-macam informasi yang berasal dari bagian yang ada dalam organisasi. Menurut Winardi (1988) ada empat macam cara pendekatan yang digunakan untuk mengembangkan sistem informasi, di antaranya adalah sebagai berikut:

1.    Pendekatan hirarkis dengan prosesing data yang bersifat sentralisasi.

2.    Pendekatan hirarkis dengan prosesing data yang bersifat dsentralisasi.

3.    Pendekatan sistem dengan suatu sistem informasi yang terintgrasi.

4.    Pendekatan sistem dengan sebuah sistem informasi yang didistrubisi.

Para analis dalam rangka usahanya mengembangkan sistem informasi hendaklah selalu menghubungkan dengan pengumpulan data dan pelaporan dengan control semua bagian-bagian dalam sebuah organisasi.

Disamping itu ruang lingkup dari analisis sistem dapat berbeda dipandang dari sudut jangka waktu, kompleksitas dan biaya untuk melaksanakannya.Maka oleh karenanya ruang lingkup dari analisis sistem harus ditetapkan secara jelas pada waktu-waktu tertentu guna menghadapi faktor-faktor pembatasan-pembatasan biaya dan waktu.

Untuk menganalisis sistem diperlukan proposal atau usulan anlisis sistem yang dikenal dengan (proposal to conduct system analysis). Adapun usulan tersebut terdiri dari beberapa hal, di antaranya; pertama, merupakan suatu titik tolak berdasarkan apa pihak memohon jasa dan apakah ahli sistem yang bersangkutan mengerti apa yang diinginkan daripadanya. Kedua, memberikan kepada pimpinan ahli analisis sistem tersebut suatu kesempatan untuk mengevaluasi pendekatan tersebut dan jumlah sumber daya yang digunakan selama mengadakan anlisis sistem.Usulan tersebut memberikan suatu pengertian yang mendalam dan refrensi pada waktu pelaksanaan anlisis laporan. Adapun isi usulan tersebut meliputi aspek-aspek sebagai berikut:

1.    Suatu definisi yang jelas tetapi singkat tentang alas an mengapa anlaisis tersebut dilaksanakan atau dilakukan.

2.    Sebuah definisi tentang scope analisa yang bersangkutan.

3.    Suatu identifikasi tentang fakta yang sangat besar kemungkinan akan dikumpulkan selama analisis tersebut.

4.    Mengindentifikasi sumber-sumber potensial untuk mencari fakta-fakta.

5.    Pernyataan tentang sasaran dan hambatan-hambatan yang mungkin ditemui oleh para analis

6.    Proyeksi tentang masalah-masalah potensial yang mungkin timbul pada waktu pelaksanaan analisis.

7.    Sebuah skedul tentative untuk melakukan analisis sistem.

Para analisis sistem jarang sekali mengembangkan suatu sistem informasi dari titik nol. Pada kenyataannya dalam suatu organisasi aka nada sistem atau sub sistem yang memberikan sumbangan pada sistem yang baru dirancang. Jadi dapat dikatakan bahwa seorang analis dalam merancang sistem yang baru akan banyak menggunakan sistem yang lama. Banyak pendapat para ahli yang mengatakan bahwa dalam membuat sistem yang baru diperlukan penganalisisan sistem yang lama, dan cara ini sangat menguntungkan dari segi waktu, dana dan tenaga. Adapun keuntungan dalam menganalisis sistem yang lama, menurut Winardi (1988) adalah sebagai berikut :

1.     Efektifitas dari sistem yang berlaku

Apabila sistem lama dipelajari maka kita akan memperoleh kesempatan untuk menilai apakah sistem tersebut memuaskan, perlu diperbaiki sebagaian, perlu diperbaiki secara menyeluruh atau perlu diganti dengan sistem lain.

2.     Ide-Ide untuk mendesain

Tindakan untuk menganalisis sistem lama merupakan sumber ide untuk mendesain sistem yang baru. Ide-ide tersebut meliputi apa yang sekarang sedang dilakukan maupun kebutuhan-kebutuhan adisional. Para ahli analisis akan mendapatkan gambaran tentang bagaimana sistem informasi yang ada dapat membantu dalam pembuatan keputusan.

3.     Pengenalan sumber

Pada waktu ahli analisis sistem mempelajari sistem yang ada, maka ia dapat mengidentifikasi sumber-sumber yang tersedia bagi sistem baru. Sumber-sumber tersebut dapat berupa bakat manajemen, bakat administrative dan peralatan yang dimiliki.

4.     Mengkonversi pengetahuan

Dalam rangka usaha mengidentifikasi syarat-syarat konversi, maka para analis harus mengetahui aktivitas-aktivitas apa yang telah dilaksanakan. Mempelajari sistem yang berlaku memberikan keterangan kepada ahli analisis sistem tentang apa yang telah terjadi pada masa yang lalu.

5.     Titik Tolak Umum

Pada waktu kita mengkomunikasikan dengan pihak manajemen, maka para ahli analisis sistem berfungsi sebagai penggerak perubahan. Tidaklah mengherankan apabila kita kerap kali akan menghadapi tantangan terhadap teknik-teknik baru, ide-ide dan metode-metode baru, kekurang pengertian tentang konsep baru, penangguhan keputusan, kurangnya komitmen. Guna memenimalkan reaksi yang demikian perlu dipertautkan ide-ide baru dengan ide-ide yang lama sebagai titik tolak dalam perancangan sistem yang baru.

Selanjutnya Winardi menyatakan bahwa hasil akhir dari analisis sistem dapat berupa alternatif-alternatif sebagai berikut:

1.     Hentikan pekerjaan

Pada tahap ini pekerjaan tidak dilanjutkan karena tidak adanya pertimbangan-pertimbangan tertentu yang terjadinya suatu perubahan tertentu pada pihak manajemen, yaitu terdapatnya TEOS (technical feasibility, economical feasibility, operational feasibility and schedule feasibility). Oleh sebab itu perlu diarahkan analisis sistem pada proyek-proyek yang lain

2.     Situasi dimana pekerjaan dihentikan

Situasi demikian sering terjadi dan adapun hal-hal yang menyebabkannya adalah kekurangan dana atau sikap konservatif dari pihak manajemen. Disamping itu adanya kemungkinan bahwa biaya yang diajukan pada waktu sekarang tidak dapat diterima, mungkin pada waktu yang akan dating dapat dilaksanakan.

3.     Modifikasi

Pihak manajer memutuskan kadangkala aspek-aspek tertentu perlu diubah dan dikombinasikan dengan sistem atau sistem yang lain sesuai dengan kebutuhan dan kepentingan organisasi.

4.     Pekerjaan dilanjutkan secara bertahap

Aspek ini berarti pekerjaan analisis sistem akan berlangsung sebagaimana yang telah diusulkan sebelumnya, akan tetapi proposal terakhir harus diimplementasikan dan disyahkan sesuai dengan kemungkinan-kemungkinan pada TEOS.

5.     Pekerjaan boleh dilanjutkan tanpa syarat.

Banyak usulan atau proposal sistem atau sub sistem dibenarkan oleh pihak manajemen, terutama tentang biaya-biaya yang dikeluarkan akan melampaui keuntungan yang dapat diukur

---

[1] Michael Beaney (Summer 2012). "Analysis". The Stanford Encyclopedia of Philosophy. Michael Beaney

[2]Eti Rochaety dan Pantjorini Rahayuningsih Prima Gusti Yanti,  Sistem Informasi Manajemen Pendidikan, (Jakarta: PT Bumi Aksara, 2005)

[3]Systems Analysis and Design for the Global Enterprise by Lonnie D. Bentley p.160 7th edition

[4]Kenny S.L. Cheah / Procedia - Social and Behavioral Sciences 172 ( 2015 ) 709 – 716

[5] Mukhneri Mukhtar, Manajemen Sistem, (Jakarta : BPJM FIP UNJ, 2012), p. 75.

Saya dapat menyimpulkan bahwa Analisis sistem adalah suatu tekhnik yang dipakai untuk memecahkan suatu masalah yang ada di dalam suatu perusahaan atau organisasi. Jadi, seorang manajer yang baik harus bisa melakukan Analisis sistem dengan baik dan benar, bila Analisis sistem bisa dilakukan oleh seorang manajer maka perusahaan dan organisasi tersebut akan cepat dalam melakukkan pemecahan masalah yang ada.